Errori da evitare nella selezione di figure legali e tributarie

Un contratto di fornitura scritto male, una verifica fiscale affrontata senza preparazione, un contenzioso che poteva essere evitato: gli errori nella scelta delle figure legali e tributarie si pagano tardi e si pagano cari. Che si tratti di assumere un legale interno, un responsabile fiscale o di affidare un incarico a uno studio esterno, chi decide in azienda si trova spesso a scegliere sulla base di una raccomandazione o di una buona impressione. La materia è tecnica, i risultati si vedono a distanza di mesi e le ripercussioni finanziarie e legali di una scelta sbagliata possono essere molto gravi. Vediamo quali sono gli errori più comuni da evitare e come impostare una selezione più solida.

Non verificare le competenze specifiche

L’errore più frequente è scegliere un consulente legale o tributario, o un professionista da inserire in organico, solo per raccomandazione, senza controllare le reali competenze e specializzazioni. Il diritto e la fiscalità sono materie vaste: un ottimo avvocato civilista può non avere alcuna familiarità con la contrattualistica internazionale, un commercialista abile con le società di persone può trovarsi in difficoltà davanti a un gruppo con operazioni straordinarie in corso. Ogni settore ha normative particolari e richiede esperti con una conoscenza profonda della materia trattata.

Cosa controllare prima dell’incarico

La verifica non richiede competenze giuridiche da parte di chi seleziona, ma metodo. Chiedete al professionista di descrivere due o tre casi simili al vostro che ha seguito, quali difficoltà ha incontrato e come si sono conclusi. Per una figura interna, proponete un caso reale dell’azienda, come un contratto da rivedere o una questione fiscale aperta, e valutate come imposta il ragionamento e quali domande fa. In entrambe le situazioni, tre controlli sono irrinunciabili:

• Titoli e abilitazioni: iscrizione all’albo, eventuali specializzazioni e formazione continua, verificati e non solo dichiarati.
• Esperienze precedenti: ruoli effettivi, tipologia di clienti o di aziende seguite, materie trattate con continuità e non occasionalmente.
• Referenze di settore: conferme da parte di aziende con problematiche analoghe alle vostre, non referenze generiche.

Trascurare la comunicazione

Una comunicazione poco efficace porta a malintesi, equivoci e ritardi nella gestione delle pratiche. Il problema si presenta in due forme. La prima è la reperibilità: un consulente che risponde dopo giorni, o un legale interno che non aggiorna la direzione sullo stato di una controversia, lascia l’azienda a decidere senza informazioni. La seconda è la chiarezza: chi non sa tradurre i termini tecnici in conseguenze pratiche costringe l’imprenditore a fidarsi senza capire, e le decisioni prese così sono spesso sbagliate.

Scegliete figure che si dimostrino disponibili e proattive nel rispondere ai dubbi e che sappiano spiegare in modo comprensibile. Il colloquio è il momento giusto per verificarlo: chiedete di illustrare una questione complessa come la spiegherebbero a un socio non esperto della materia. Osservate se la persona segnala i rischi prima che vengano chiesti, se propone alternative o si limita a dire cosa non si può fare. Per un ruolo interno, coinvolgete nel colloquio i responsabili di funzione con cui dovrà collaborare ogni giorno.

Non chiarire i costi fin dall’inizio

Si tende a sottovalutare l’importanza di discutere onorari e tariffe fin dall’inizio della collaborazione, e le spiacevoli sorprese arrivano alla consegna del conto. Il tema è delicato perché nelle professioni legali e fiscali il compenso può dipendere da variabili difficili da prevedere: durata di un contenzioso, complessità di una pratica, attività aggiuntive che emergono strada facendo. Proprio per questo va affrontato subito, in modo esplicito, senza lasciare che l’imbarazzo rinvii la conversazione.

Cosa deve contenere un preventivo

Richiedete sempre un preventivo scritto e dettagliato. Deve indicare le attività comprese e quelle escluse, il criterio di calcolo del compenso (a forfait, a ore, a fase, in percentuale sul valore), le spese vive e le modalità di fatturazione. Deve chiarire cosa succede se la pratica si complica o si allunga e come verrete informati prima che i costi aumentino. Per una figura in organico il discorso cambia forma ma non sostanza: definite fin dall’offerta retribuzione, eventuali variabili, budget per formazione e aggiornamento professionale.

Ignorare il quadro normativo internazionale

Se l’azienda opera anche all’estero, anche solo con clienti o fornitori, assicuratevi che il consulente o il professionista interno abbia familiarità con i regolamenti e gli accordi internazionali relativi all’attività o alla situazione fiscale. Contratti con controparti straniere, prezzi di trasferimento tra società del gruppo, imposte indirette sulle operazioni transfrontaliere, tutela della proprietà intellettuale fuori dai confini nazionali: sono ambiti in cui un errore di impostazione iniziale può costare molto più della consulenza necessaria a evitarlo.

Verificate questa competenza con domande concrete: in quali paesi il professionista ha seguito pratiche, con quali corrispondenti esteri collabora, come gestisce le differenze tra ordinamenti. Un buon segnale è la capacità di dire con chiarezza dove finisce la propria competenza e quando serve coinvolgere uno specialista locale. Chi promette di gestire tutto in autonomia, in ogni giurisdizione, merita qualche domanda in più.

Sottovalutare la reputazione

Oggi è semplice reperire opinioni e informazioni sugli studi professionali e sui singoli professionisti, eppure molte aziende scelgono figure legali e tributarie senza aver prima verificato la loro reputazione sul mercato. Recensioni su portali specializzati, pubblicazioni, interventi a convegni di settore e soprattutto il feedback diretto di altri clienti dello studio sono fonti facilmente accessibili. Per un candidato interno, le referenze raccolte con domande preparate svolgono la stessa funzione: confermano o smentiscono ciò che il curriculum e il colloquio hanno raccontato.

Chi decide di affidare la ricerca di queste figure a un head hunter specializzato in ambito legale e fiscale può contare su una conoscenza del mercato di questi profili che rende la verifica della reputazione più rapida. In ogni caso, per le assunzioni in organico conviene misurare il processo: time-to-hire dall’apertura della posizione alla firma, tasso di accettazione dell’offerta e retention a 12 mesi. Per gli studi esterni, valutate dopo il primo anno se i tempi di risposta, la chiarezza dei pareri e la coerenza tra preventivo e fatturato hanno rispettato le attese.

Conclusioni

Evitare questi errori è la base per instaurare un rapporto di fiducia con i propri consulenti legali e tributari e per ridurre al minimo i rischi. Investite tempo nella selezione di figure con esperienza comprovata nel vostro settore, buone capacità comunicative, trasparenza sui costi e una reputazione solida. Il passo concreto da fare prima del prossimo incarico o della prossima assunzione è preparare una scheda di valutazione con i cinque punti di questo articolo e usarla per ogni candidato o studio incontrato. Una consulenza di qualità fa risparmiare in termini economici e di tempo; una selezione fatta con metodo è il modo più sicuro per ottenerla.

Cercate un head hunter specializzato in figure legali e tributarie? Parliamone: raccontateci la posizione da coprire.